○鳴門市公文書管理規則
令和8年2月2日
規則第4号
鳴門市文書管理規則(平成19年鳴門市規則第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第7条)
第3章 公文書の作成(第8条―第13条)
第4章 文書等の受領及び配布(第14条―第16条)
第5章 公文書の処理(第17条―第25条)
第6章 公文書の施行(第26条―第29条)
第7章 公文書の保管、保存及び廃棄等(第30条―第50条)
第8章 補則(第51条・第52条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、法令その他別に定めるもののほか、公文書の管理について必要な事項を定めることにより、公文書の適正な管理を確保するとともに、公文書の管理に関する事務(以下「公文書事務」という。)の効率化及び最適化を図ることを目的とする。
(1) 公文書 鳴門市情報公開条例(平成13年鳴門市条例第34号)第2条第2項に規定する公文書をいう。
(2) 電子公文書 公文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(3) 紙公文書 公文書のうち前号の規定によるもの以外のものをいう。
(4) 公文書管理システム 電子計算機を用いて、公文書の収受、起案、決裁、保管、保存、引継ぎ、廃棄その他の公文書事務を電子的方法により行い、総合的に管理する電子情報処理組織(職員の使用に係る電子計算機をそれぞれ電気通信回線で接続した情報処理システムをいう。以下同じ。)をいう。
(5) 課等 鳴門市役所処務規則(昭和62年鳴門市規則第24号。以下「処務規則」という。)第1条に規定する課及び第2条に規定する会計課並びに第2条の2に規定する課内室をいう。
(6) 課長等 前号に規定する課等の長をいう。
(7) 主管課等 公文書に係る事案を所管する課等をいう。
(8) 主管課長等 前号に規定する主管課等の長をいう。
(9) 簿冊 能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたものをいう。
(10) ファイル基準表 簿冊の管理を適切に行うため、簿冊の分類、名称、保存期間、保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(11) 公文書管理制度 鳴門市情報公開条例の目的を達成し、及び公文書を必要に応じて即時に利用することができるよう、公文書をその作成又は取得の時点から分類整理し、定められた保存期間を経て廃棄に至るまでの過程を体系的に管理統制する制度をいう。
第2章 管理体制
(公文書の管理単位)
第3条 公文書の管理は、課等を単位として行うものとする。ただし、総括公文書管理者が適当と認めるときは、他の管理単位とすることができる。
(総括公文書管理者)
第4条 各管理単位における公文書事務を総括するため、総括公文書管理者を置く。
2 総括公文書管理者は、総務課長をもって充てる。
3 総括公文書管理者は、各管理単位における公文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 公文書管理制度の調査、研究及び改善に関すること。
(2) 公文書事務の重要事項の決定に関すること。
(3) 公文書管理状況の点検の実施及び監督指導に関すること。
(4) 公文書事務に関する教育及び研修の実施に関すること。
(5) 公文書の漏えい、滅失及び毀損を防止するための安全管理措置に関すること。
(6) その他公文書事務の処理に当たって必要な事項に関すること。
4 総括公文書管理者は、各管理単位における公文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、必要があると認めるときは、公文書事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。
(公文書管理者)
第5条 各管理単位に公文書管理者を置く。
2 公文書管理者は、各課長等をもって充てる。
3 公文書管理者は、その所管する公文書の迅速な処理及び適正な管理を行い、公文書事務が能率的に運営できるように努めるとともに、管理単位における次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 公文書事務に関する所属職員の指導に関すること。
(2) 公文書管理状況の点検及び改善に関すること。
(3) 保存期間が満了した公文書の廃棄の承認に関すること。
(ファイル責任者)
第6条 公文書を適正に分類整理し、及び管理するため、各管理単位にファイル責任者を置く。
2 ファイル責任者は、公文書管理者が指名する者をもって充てる。
3 公文書管理者は、ファイル責任者を指名したときは、その職及び氏名を総括公文書管理者に報告しなければならない。
4 ファイル責任者は、管理単位における次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 公文書の分類、整理、保管、引継ぎ及び保存に関すること。
(2) ファイル基準表の作成に関すること。
(3) 公文書の廃棄の実施に関すること。
(4) 公文書事務の維持管理に関すること。
(職員の責務等)
第7条 職員は、この規則に基づき公文書事務を処理するとともに、公文書管理者及びファイル責任者の公文書事務に関する指示に従わなければならない。
2 総括公文書管理者は、職員に対して公文書事務を適正かつ効果的に行うために必要な知識を習得させ、及び向上させるため、定期的に必要な教育及び研修の機会を設けるものとする。
第3章 公文書の作成
(文書主義の原則)
第8条 事案の処理は、全て文書により行うものとする。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。
(1) 処理と同時に文書を作成することが困難な場合
(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合
2 前項第1号の規定により、文書によらず事案の処理をしたときは、事後において遅滞なく、この規則の定めるところにより処理しなければならない。
3 第1項の事案の処理は、原則公文書管理システムにより行うこととする。
4 公文書の取扱いは、正確かつ迅速に行い、常に能率的に処理しなければならない。
5 公文書は、情報公開及び個人情報保護の観点から、適切な管理及び保護の措置を講じなければならない。
(公文書の種類)
第9条 公文書は、法規文書、公示文書、令達文書及び一般文書に区分する。
2 法規文書は、次に掲げるものとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
3 公示文書は、次に掲げるものとする。
(1) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定等を一般に公示するもの
(2) 公告 一定の事実を公示するもので、告示以外のもの
4 令達文書は、次に掲げるものとする。
(1) 訓令 権限の行使又は職務の執行に関し、所属の機関又は職員に対して命令するもので、公示するもの
(2) 達 特定の団体又は個人に対して、特定の事項について一方的に指示し、又は命令するもの
(3) 指令 特定の団体又は個人からの申請又は出願に対し、権限に基づいて許可し、認可し若しくは承認し、又は指示命令するもの
5 一般文書は、前3項に規定する文書以外のものとする。
(公文書の記号及び番号)
第10条 公文書には、次に掲げるところにより記号及び番号を付するものとする。
(1) 条例及び規則の記号は、それぞれ「鳴門市条例」及び「鳴門市規則」とし、これらの番号は、総括公文書管理者が管理する法規番号簿による番号とする。
(2) 告示の記号は、「鳴門市告示」とし、番号は総括公文書管理者が管理する告示番号簿による番号とする。
(3) 公告の記号は、「鳴門市公告」とし、番号は付さない。この場合において、公示する際、総括公文書管理者が管理する公告整理簿に必要事項を記載するものとする。
(4) 訓令及び達の記号は、それぞれ「鳴門市訓令」及び「鳴門市達」とし、これらの番号は、総括公文書管理者が管理する令達番号簿による番号とする。
(5) 指令の記号は、「鳴門市指令」とし、番号は総括公文書管理者が管理する指令番号簿による番号とする。
(6) 一般文書の記号は、「鳴」の文字の次に当該文書の主管課等の頭文字を配置するものとする。ただし、主管課等の頭文字が他の課等の頭文字と区別しがたいときは、総括公文書管理者が当該主管課長等と協議し、区別できる文字を配置するものとし、これらの番号は、総括公文書管理者が管理する文書件名簿による番号とする。
(1) 法規番号簿の番号は、毎年1月1日に起こし、それぞれの一連番号とする。
(2) 告示番号簿の番号は、毎年4月1日に起こし、それぞれの一連番号とする。
(3) 令達番号簿の番号は、毎年1月1日に起こし、それぞれの一連番号とする。
(4) 指令番号簿の番号は、毎年4月1日に起こし、それぞれの一連番号とする。
(5) 文書件名簿の番号は、毎年4月1日に起こし、主管課等ごとの一連番号とする。
4 第1項第6号の規定にかかわらず、一般文書のうち軽易なものについては、文書番号を省略することができる。この場合において、記号の次に「号外」を付するものとする。
(用紙の規格)
第11条 公文書に用いる用紙の規格は、日本産業規格A列4番(以下「A4判」という。)とする。ただし、別に定めのある場合その他A4判とすることが適当でない場合は、この限りでない。
(左横書きの原則)
第12条 公文書は左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公庁が縦書きと定めたもの
(3) 表彰状、感謝状、賞状その他これらに類するもので縦書きが適当と認められるもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、総括公文書管理者が特に縦書きを適当と認めたもの
(用字用語)
第13条 公文書は、次に掲げるものにより、的確かつ簡潔に記載するように努めなければならない。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
第4章 文書等の受領及び配布
(文書等の受領)
第14条 市役所に到達した文書、物品その他の郵便物(以下「文書等」という。)は、次に掲げるものを除き、総務課において受領するものとする。ただし、直接主管課等に到達した文書等については、当該主管課等において受領することができる。
(1) 申告書、申請書及び届出書等で、関係人が直接主管課等へ提出した文書
(2) 主管課等の職員が出張先等で受領した文書等
(3) 勤務時間外に到達した文書等
2 到達した文書等に、送料の未納又は不足のものがあるときは、官公庁から発せられたもの、公務に関するものと認められるもの又は総括公文書管理者が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を負担して受領することができる。
3 勤務時間外に到達した文書等は、当直又は守衛業務に従事する者が受領し、総括公文書管理者に引き継がなければならない。
(受領文書の配布)
第15条 前条の規定により総務課で受領した文書等は、次に定めるところにより処理するものとする。
(2) 書留、配達証明、内容証明及び特別送達等特殊な郵便物は、配布簿に必要事項を記載の上、主管課長等に配布するものとする。
(3) 現金、金券、有価証券、郵券又はこれらに類するもの(以下「金券等」という。)を添付してある文書は、配布簿に必要事項を記載の上、主管課長等に配布するものとする。
(4) 電報は、配布簿に必要事項を記載の上、主管課長等に配布するものとする。
2 2以上の主管課等に関係のある文書等は、最も関係が深いと認められる主管課等に配布するものとする。
(配布文書の返付又は転送)
第16条 主管課長等は、総務課から配布された文書等及び主管課等において直接受領した文書等のうち、当該主管課等の所管に属さないものがあるときは、直ちに総務課に返付又は転送するものとする。
第5章 公文書の処理
(紙公文書の収受)
第17条 主管課長等は、第15条の規定により文書等の配布を受けたときは速やかに開封の上、公文書に該当するものは原則電子化し、電子公文書として収受するものとする。ただし、法令等の規定により紙公文書での保存が義務付けられている公文書その他総括公文書管理者が適当と認める場合は、紙公文書として収受するものとする。
2 前項の規定により、公文書を収受した場合は、電子化した場合は電子的手段により、紙公文書として保管する場合は受付印により、それぞれ受付処理を行うものとする。ただし、軽易なものその他主管課長等が収受の受付処理を行う必要がないと認めるものについては、この限りでない。
3 第1項の規定により、紙公文書を電子化し、電子公文書とした場合は、当該電子公文書を正本とする。
4 主管課長等は、収受した公文書について自ら処理するもののほか、処理方針及び処理期限等を指示して、当該事務の担当職員に起案処理をさせなければならない。
(電子公文書の収受)
第18条 電子公文書の受信は、通信回線を利用して行うことができる。
3 第1項の規定により受信した電子公文書のうち、当該主管課等の所管に属さないものがあるときは、直ちに所管課等に転送するものとする。
(起案)
第19条 公文書による意思決定又は収受した公文書の供覧は、起案によるものとする。
2 起案に当たっては、次に掲げるものを除くほか、公文書管理システムにより行わなければならない。
(1) 事務の性質上、他の電子情報処理組織を用いることが適当なものは、当該電子情報処理組織を用いて処理することができる。
(2) 簡易な事案に係るものは、他の電子情報処理組織の使用その他の手法により処理することができる。
3 第1項の規定による起案は、原則電子決裁(電子的な方法により回議し、決裁を受けることをいう。以下同じ。)により行わなければならない。ただし、総括公文書管理者が適当と認める場合は、紙決裁(起案用紙を用いて回議し、押印することにより決裁を受けることを言う。以下同じ。)により処理することができる。
(起案文書の作成要領)
第20条 起案文書(事案の意思決定案等を記載した電子文書又は起案用紙をいう。以下同じ。)は、次に定めるところにより作成しなければならない。
(1) 関連する事案は、支障のない限り一括して起案すること。
(2) 事案が2以上の課等に関係するものは、あらかじめ関係する課等と十分協議したうえ、関係の最も深い課等において起案し、関係する課等に合議すること。
(3) 起案文書には、内容のよく分かる件名を付け、起案年月日、処理の目的、理由、説明、経過、文書の保存期間等を記載し、必要があるときは、関係法令、例規等を付記するとともに、関係公文書及び参考資料を添付すること。
(4) 経費を伴う事案についての起案文書には、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。
(5) 起案者は、鳴門市事務決裁規程(昭和41年鳴門市訓令第10号)の定めるところによる決裁区分及び合議先を選定すること。
(回議)
第21条 起案文書は、当該事務の決裁区分に従い回議しなければならない。この場合において、回議の順序は処務規則第35条の規定を準用する。
2 決裁権者は、起案文書の回付を受けたときは、速やかに確認し、その可否を決定しなければならない。
(合議)
第22条 起案文書で、他の課等に関係のあるものは、次に定めるところにより決裁を受けなければならない。
(1) 合議は、関係の深い課等から順次行うものとする。
(2) 合議の順序は、処務規則第35条の規定を準用する。
2 合議を受けた課長等は、直ちに確認し、異議がないときは承認し、異議があるときは主管課長等に協議し、なお協議が整わないときは上司の指示を受けなければならない。
(1) 電子決裁 公文書管理システムにおいて代決に必要な処理を行うこと。
(2) 紙決裁 起案文書の代決者として押印した印影の上部に「代」と記載すること。
(法規文書等の審査)
第24条 条例、規則及び訓令等に関する公文書については、鳴門市条例審議会の審議を経た後、回議するものとする。
2 次に掲げる文書は、総務課に合議し、総括公文書管理者の審査を受けなければならない。
(1) 市例規の解釈に関するもの
(2) 疑義のある法令の解釈又は運用に関するもの
(3) 重要異例に属するもの
(起案内容の変更等の取扱い)
第25条 回議の結果、起案文書の内容に重大な変更が生じた場合又は廃案となった場合は、回議した者にその旨を通知しなければならない。
第6章 公文書の施行
(施行)
第26条 決裁を受けた起案文書(以下「決裁文書」という。)は、起案者において直ちに施行の手続をとらなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、主管課長等の指示を受けるものとする。
(公文書の浄書及び校合)
第27条 施行する公文書(以下「施行文書」という。)の浄書は、主管課等において行う。
2 浄書した公文書は、決裁文書と校合し、当該決裁文書と相違ないことを確認しなければならない。
(公印の押印)
第28条 施行文書のうち、次の各号のいずれかに該当するものには、鳴門市公印規則(昭和39年鳴門市規則第4号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。
(1) 法令等により公印を押印することが義務付けられているもの
(2) 許可、認可等の処分に関するもの(申請により求められた許認可等をする場合を除く。)
(3) 相手方の権利義務又は法的地位に大きな影響を及ぼすもの
(4) 各種証明に関するもの
(5) 儀礼的に公印を押印するべきもの
(6) その他決裁権者において公印の押印を必要と認めるもの
2 前項各号のいずれにも該当しない施行文書への公印の押印は、省略するものとする。この場合において、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をしなければならない。
3 前項後段の規定にかかわらず、決裁権者が適当と認めるときは、「(公印省略)」の表示を省略することができる。
4 契約、登記関係の公文書で書類の枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて割印を押さなければならない。ただし、袋とじをした公文書については、のり付けの箇所に割印を押さなければならない。
(文書等の発送)
第29条 文書等の発送は、郵便により総務課において行う。ただし、特に緊急を要する文書等及び一時に大量に発送する文書等その他総括公文書管理者が必要と認める文書等は、主管課等において発送することができる。
2 郵送は、郵便料金後納制度により行う。ただし、これにより難いときは、郵便切手若しくは郵便はがき又は総括公文書管理者の指定した方法により行うものとする。
3 第1項本文の規定により総務課において郵便により文書等を発送するときは、主管課等において封入若しくは包装をし、宛先を記載し、課等ごとに一括の上、総括公文書管理者が指定する方法により、総務課に回付しなければならない。
4 前項の規定にかかわらず、徳島県庁あての文書等は、主管課等で職務上秘密を要するもの及び個人のプライバシーに関わるものについては封入し、その他のものについては封入せずに総務課に回付するものとし、総務課において合封して発送するものとする。
5 前各項の規定にかかわらず、公印を押印しない公文書については、主管課等において電子メール又はファクシミリにより発送することができる。
第7章 公文書の保管、保存及び廃棄等
(簿冊による整理)
第30条 職員は、公文書を作成し、又は取得したときは、当該職員が不在であってもその経過が他者に分かるよう、常に次に掲げる公文書の整理を行わなければならない。この場合において、職員は、簿冊に公文書以外のものが混在しないように努めなければならない。
(1) 作成し、又は取得した公文書を適切な順序を定めて簿冊にまとめること。
(2) 簿冊には、当該簿冊に係る事務、事業等の性質、内容等を簡潔に表す表題を付すこと。
(3) 簿冊は、特別の理由がある場合を除いて1会計年度ごとに作成すること。
(4) 簿冊は、その作成の都度ファイル基準表に登録すること。
(ファイル基準表の作成)
第31条 公文書管理者は、前条の規定により公文書を簿冊に整理したときは、当該簿冊をファイル基準表に登録しなければならない。
2 公文書管理者は、保有する簿冊について引継ぎ、廃棄、移管等をしたときは、ファイル基準表に必要事項を記載し、ファイル基準表を正確かつ最新の状態に保たなければならない。
(簿冊の分類)
第32条 簿冊の整理に当たっては、各管理単位の事務、事業等の性質、内容等に応じて系統的に分類するものとする。
(簿冊の分割及び統合)
第33条 簿冊は、必要に応じて分割し、又は統合することができる。この場合において、ファイル基準表の記載内容を変更しなければならない。
(簿冊の完結)
第34条 職員は、簿冊に係る事務、事業等が完結したときは、ファイル基準表に当該簿冊の完結日及び保存期間満了日を記載しなければならない。
(紙公文書の保管)
第35条 紙公文書は、処理が未完結の簿冊及び完結した簿冊を各管理単位で定める分類に従い、これを整理した上で執務室又は各管理単位で管理する書庫に保管するものとする。
2 前項に規定する完結した簿冊の保管の期間は、当該簿冊が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算し、3年間とする。ただし、当該簿冊に係る公文書の保存期間が1年の場合は、1年間とする。
(電子公文書の保管)
第36条 電子公文書は、公文書管理システムにより整理し、保管するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、公文書管理システムによる処理を行っていない電子公文書は、当該電子公文書の内容に応じた記録媒体に記録して整理し、保管することができる。
(公文書の保存期間等)
第37条 ファイル責任者は、当該年度に発生した公文書を随時精査し、保存する必要がある公文書と保存する必要のない公文書に選別しなければならない。
2 前項に規定する保存する必要のない公文書は、次に掲げるものとする。
(1) 軽易な通知、案内状等の公文書であって、後日参照の必要のないもの
(2) 課等間での申請、照会及び回答等に関する公文書であって、後日参照の必要のないもの
(3) 他の記録と内容が重複している公文書
3 公文書の保存期間は、法令に別の定めがある場合を除き、別表に定める基準に従い、30年、10年、5年、3年及び1年の区分によるものとする。
4 公文書の保存期間は、前項の区分に従い、簿冊を単位として、公文書管理者が定めるものとする。
(公文書の完結日)
第38条 公文書の完結日は、次に掲げる日とする。
(1) 法規文書、公示文書及び令達文書(指令文書を除く。)は、公布、公示又は令達が行われた日
(2) 議案文書は、議会の議決を経た日
(3) 帳簿及び台帳等は、当該帳簿類が閉鎖された日(帳簿及び台帳等から除冊されたものは、除冊された日)
(4) 契約書は、当該契約事項の履行が終わった日
(5) 出納関係書類(契約書を除く。)は、当該出納のあった日
(6) 争訟関係書類は、当該事件が完結した日
(7) 発送を要する公文書は、発送した日
(8) 設計図書、設計図及び関係図書等は、当該構造物及び装置等が滅失した日
(9) 前各号に掲げる公文書以外の決裁に係る公文書は、当該決裁のあった日
(保存期間の起算日)
第39条 公文書の保存期間の起算日は、完結した日の属する年度の翌年度の4月1日からとする。
(重要公文書の保管及び保存)
第40条 保存期間が30年の区分による紙公文書及びこれに準ずる特に重要な紙公文書を各管理単位において保管するときは、これらを管理上安全な金庫又は施錠可能なキャビネット等に収納し、非常の際容易に搬出することができる適当な場所において保管しなければならない。
2 保存期間が30年の区分による電子公文書及びこれに準ずる特に重要な電子公文書は、公文書管理システムに保管するほか、当該電磁的記録を次に掲げる方法により保存しなければならない。
(1) 電磁的記録を外部記録媒体(磁気テープ、光ディスク、フラッシュメモリ等をいう。以下同じ。)に保存する場合 当該外部記録媒体を管理上安全な金庫又は施錠可能なキャビネット等に収納し、非常の際容易に搬出することができる適当な場所において保管した上で、外部記録媒体の種類ごとに適当な再複製期間を定め、当該期間ごとに電磁的記録を新たな外部記録媒体に複製し、当該電磁的記録が読み出せるか確認すること。
(2) 電磁的記録をコンピュータ内部に保存する場合 公文書管理者が指定する職員以外の者による読み出し等の防止の措置を講じること。
(保存紙公文書の電子化及びマイクロフィルム化)
第41条 公文書管理者は、5年以上保存を要する紙公文書(以下「保存紙公文書」という。)であって、執務室内の保管場所の省スペース化、当該紙公文書の参照の頻度、電子化又はマイクロフィルム化に要する経費等を考慮し、電子化することが適当である紙公文書については、これを電子公文書とすることができる。ただし、法令等の規定により紙公文書での保存が義務付けられている公文書は電子化することができない。
2 前項の規定により、紙公文書を電子化した場合は、当該電子公文書を正本とする。
(保存紙公文書の引継ぎ)
第42条 ファイル責在者は、保管期間を満了した紙公文書(保存期間が3年及び1年の区分のものを除く。以下「保存紙公文書」という。)を、簿冊を単位として、保存期間別に文書保存箱に収納し、総括公文書管理者に引き継がなければならない。
2 前項の規定による引継ぎを行う場合は、総括公文書管理者が文書保存箱番号を指定し、ファイル基準表に文書保存箱の番号を記載するものとする。
3 第1項の規定により引き継がれた文書保存箱は、総括公文書管理者が管理する書庫で保存するものとする。
4 総括公文書管理者が特に必要と認めた保存紙公文書の引継ぎについては、前3項の規定にかかわらず、別に定める方法によるものとする。
(保存紙公文書の閲覧等)
第43条 保存紙公文書の借用を受けようとする者は、貸出簿に必要事項を記載し、総括公文書管理者の承認を受けなければならない。
2 保存紙公文書の貸出期間は、1月以内とする。ただし、総括公文書管理者が特に必要と認めるときは、この限りでない。
3 保存紙公文書は、これを抜き取り、取り替え、若しくは添削し、又は転貸してはならない。
(庁外持出等の制限)
第44条 公文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ総括公文書管理者の承認を受けたときは、この限りでない。
(公文書の廃棄)
第45条 総括公文書管理者は、第42条の規定により引継ぎを受けた保存紙公文書及び公文書管理システムにより保管されている電子公文書のうち、保存期間が満了した公文書について、当該公文書の公文書管理者に保存期間が満了したことを通知するものとする。
2 前項の規定による通知を受けた公文書管理者は、総括公文書管理者の指示のもと、当該保存期間が満了した公文書を廃棄しなければならない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 開示請求があったもの 鳴門市情報公開条例に規定する開示請求又は個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に規定する開示請求等に対する決定の日の翌日から起算して1年間
5 公文書管理者は、保存期間内の文書であっても法令の改廃その他の理由により保存を必要としなくなったものは、総括公文書管理者と協議の上、廃棄することができる。
6 ファイル責任者は、公文書の廃棄を行った場合は、当該廃棄した日をファイル基準表に記載しなければならない。
2 他に内容を知られることにより支障を生ずると認められる公文書は、復元できない消去、破砕、溶解、焼却その他適切な方法により処分しなければならない。
(市史編さん資料の引継ぎ)
第47条 総括公文書管理者は、毎年度末日までに、廃棄を予定している公文書の目録を市史編さん主管課長に送付するものとする。
2 市史編さん主管課長は、前項の規定により廃棄を予定している公文書の目録の送付を受けたときは、その内容を調査し、市の市史編さん資料と認められる公文書については、総括公文書管理者から引き継ぐことができる。
(市史編さん資料の引継ぎの通知)
第48条 市史編さん主管課長は、市史編さん資料の引継ぎを受けるときは、総括公文書管理者に通知するものとする。
(公文書の点検)
第49条 公文書管理者は、保管している全ての公文書について定期的に総括公文書管理者が定める方法により点検を行うものとする。
2 公文書管理者は、前項の点検の結果について総括公文書管理者に報告し、改善を要するものについては改善計画を定め、職員に必要な指示を行うものとする。
(紛失等への対応)
第50条 公文書管理者は、簿冊の紛失等が明らかになったときは、直ちに総括公文書管理者に報告しなければならない。
2 総括公文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに必要な措置を講ずるものとする。
第8章 補則
(例外処理)
第51条 総括公文書管理者は、この規則の規定によりがたい特別の事情があると認めるときは、別に定める方法により処理させることができる。
(その他)
第52条 この規則の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則 抄
(施行期日)
1 この規則は、令和8年4月1日から施行する。
別表(第37条関係)
(1) 第1種(30年保存)
ア 条例、規則、訓令等の原本
イ 予算書及び決算書その他予算又は決算に関する特に重要なもの
ウ 議決書その他市議会に関する特に重要なもの
エ 契約に関する重要なもの
オ 財産に関する重要なもの
カ 市の廃置分合、境界変更及び町名区域変更に関するもの
キ 市の沿革及び市史の資料となるもので重要なもの
ク 市行政の総合的な計画に関するもの
ケ 事務の引継ぎに関する重要なもの
コ 儀式及び表彰に関する重要なもの
サ 調査及び統計に関する特に重要なもの
シ 訴訟、和解、不服申立て等に関する重要なもの
ス 進退、賞罰及び身分等職員の人事に関する重要なもの
セ 租税、公課に関する重要なもの
ソ 許可、認可、承認等に関する重要なもの
タ 市広報
チ その他特に永年保存が必要であると認められるもの
(2) 第2種(10年保存)
ア 市議会に関する重要なもの
イ 支出負担行為決議書
ウ 会計帳簿及び収支証書類
エ 契約に関するもの
オ 補助金、交付金等に関するもの
カ 財産に関するもの
キ 公示に関するもので重要なもの
ク 寄附受納に関するもの
ケ 事務又は事業の計画及びその実施に関するもの
コ 請願、陳情に関するもので重要なもの
サ 訴訟、和解、不服申立て等に関するもの
シ 表彰に関するもので軽易なもの
ス 職員の勤務及び給与に関するもの
セ 調査及び統計に関する重要なもの
ソ 許可、認可、承認等に関するもの
タ 諮問、答申に関するもので重要なもの
チ その他10年保存が必要であると認められるもの
(3) 第3種(5年保存)
ア 市議会に関するもの
イ 契約に関する軽易なもの
ウ 公示に関するもの
エ 諮問、答申に関するもの
オ 租税、公課に関するもの
カ 請願、陳情に関するもの
キ 補助金、交付金等に関する軽易なもの
ク 財産に関する軽易なもの
ケ 調査及び統計に関するもの
コ その他5年保存が必要であると認められるもの
(4) 第4種(3年保存)
ア 市議会に関する軽易なもの
イ 職員の研修に関するもの
ウ 職員の人事、給与及び共済等に関する軽易なもの
エ 通知、照会、回答に関するもの
オ 予算に関するもので軽易なもの
カ その他3年保存が必要であると認められるもの
(5) 第5種(1年保存)
第1種から第4種以外のもの